LA RÉUNION, UN FACTEUR CLÉ DE QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL

Managers, et si vous profitiez de la rentrée pour passer à la Qualité de Vie au Travail pour votre équipe ? Vos collaborateurs, tout comme vous, ont profité des vacances, ils ont déconnecté et sont reposés. Profitez de cette nouvelle énergie pour consolider votre management sur de nouvelles fondations. Un exemple de QVT ? Soigner la réunionite !

Insidieuse, facilement transmissible, elle déstabilise l’organisation du travail et fait parfois des ravages sur la motivation. Pire, elle peut récidiver. Vous trouverez ici quelques conseils pour la soigner, et cette année, c’est sûr, on s’y tient !

• On ne démarre plus une réunion après 17 heures 30. Si l’on sait que cette réunion durera deux heures, on la planifie à un autre moment. Une réunion « de crise » peut toujours arriver, mais elle doit rester exceptionnelle.
• On respecte les durées prévues de réunion. Oui, on prévoit les durées des réunions et on respecte les agendas des participants qui ont peut-être prévu d’autres rendez-vous après la réunion…
• On évite les échanges interminables sur un sujet sur lequel tout le monde donne son avis et personne n’est d’accord… Au mieux le temps passe mais la tension monte, au pire, dans la chaleur des débats, un participant fait de sa position une question d’honneur et le sujet court à sa perte. A vous, si vous êtes l’organisateur, de jouer votre rôle : soit vous pouvez décider après avoir entendu tous les avis, et vous le faites, soit vous proposez aux protagonistes concernés de se concerter plus tard et le point est remis à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Un sujet peut être ré-évoqué une fois mais après on décide, il ne doit pas devenir l’Arlésienne. Si un sujet « patine », on le traite hors réunion.
• On tente la réunion sans powerpoint ou on limite le nombre de slides. Les intervenants pourront se consacrer au fond, aller à l’essentiel et on évitera ainsi les excès de zèle ou à l’inverse les impressions d’impréparation des présentations. De la même façon qu’une réunion ne doit pas devenir un concours de beauté de la plus belle présentation, un powerpoint « raté » gâche le sujet qu’il est censé illustrer ! Et on bannit la projection de tableaux excel illisibles qui vous laissent penser que vous êtes à un contrôle de vision chez l’ophtalmo !
• On limite le nombre de sujets à l’ordre du jour. Combien d’ordres du jour avez-vous déjà envoyé en sachant pertinemment, avec l’expérience, que tout ne pourrait pas être évoqué ?! N’oubliez pas que les sujets auront été préparés et que, décalés à la réunion suivante, ils devront être actualisés voire parfois retravaillés. Quelle perte de temps pour l’entreprise et quelle source de démotivation pour le collaborateur qui a passé du temps sur son son exposé et qui se voit recalé…
• On observe les participants. Un participant pique du nez pendant une présentation ? Les regards se baissent sous la table car chacun commence à pianoter sur son téléphone (l’ordinateur ayant déjà été proscrit…) ? Les vraies-pseudos-urgences-prétextes se multiplient pour sortir de la salle ? Ce sont des signes : combien de personnes sont réellement concernées par le sujet exposé ? C’est une chose d’informer vos collaborateurs, ça en est une autre, inutile, de les faire assister à un débat qui ne les concerne pas…
• Enfin, un dernier point : sur une journée ou une semaine, combien de réunions avez-vous mené ? A combien de réunions ont participé vos collaborateurs ? A combien de réunions avez-vous participé vous-même ? Si vous voyez vos journées, voire vos semaines défiler en temps de réunion, il est temps d’appliquer tous les points de cet article et de vous libérer du temps pour revenir… au cœur de votre activité. Limitez le nombre de réunions.
• Et si… ? Et si vous proposiez à vos collaborateurs d’être les garde-fous des (éventuelles et improbables bien sûr…) dérives à ces bonnes dispositions ? Demandez-leur d’être les garants d’une réunion efficace. Laissez leur imagination vous proposer des solutions par exemple comme la cloche, la musique, ou le gage quand le temps consacré à un sujet est dépassé… Tout le monde y gagnera en Qualité de Vie au Travail !